Asiakirjajulkisuuskuvaus

Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019), jäljempänä tiedonhallintalaki, 28 §:n mukaisesti tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Pohjois-Savon liitto on tiedonhallintayksikkö. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja sen tarkoituksena on palvella kansalaisten tiedon tarpeita. Kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 13 §:n mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Pohjois-Savon liiton asiarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille laitetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Pohjois-Savon liiton asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon. Liitossa säilytetään myös Pohjois-Savon seutukaavaliiton ja Pohjois-Savon maakuntaliitto ry:n aineistoja.

Seuraavassa kuvataan Pohjois-Savon liiton asiarekisterin tietovarannot tietoryhmineen.

Tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan liitolle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Pohjois-Savon liiton fyysinen tietovaranto koostuu pitkään ja pysyvästi säilytettävistä paperisista asiakirjoista, joita säilytetään päätearkistossa.

Tiedot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Hallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: hallintoasioiden ohjaaminen; toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja kehittäminen; päätöksenteko ja johtaminen, kotimainen yhteistyö sekä edunajaminen.

Tietovarannon tietoaineistot koostuvat seuraavista tietoryhmistä:

  • toimielimet ja työryhmät
  • maakuntaliiton perustaminen ja lakkauttaminen sekä jäsenkunnan liittyminen ja eroaminen
  • sääntöohjaus ja toiminnan ohjeistus
  • maakuntasuunnitelma, maakuntaohjelma ja maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelma
  • rakennerahasto-ohjelma
  • rakennerahastohankkeet (EURA)
  • kansalliset kehittämishankkeet
  • kuntarahastohankkeet
  • toimielinten päätöksenteko
  • sidonnaisuudet
  • kotimainen yhteistyö

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Henkilöstöasioiden ohjaus, palvelussuhdeasiat, palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen, osaamisen kehittäminen, työhyvinvoinnin edistäminen.

Tietovarannon tietoaineistot muodostuvat seuraavista tietoryhmistä:

  • henkilöstöasioiden suunnittelu
  • rekrytointi
  • palvelussuhde
  • palkat
  • yhteistoiminta sekä työsuojelu ja työturvallisuus

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta, rahoitus ja varainhallinta, kirjanpito ja maksuliikenne, omaisuuden hallinta ja hankinnat.

Tietovarannon tietoaineistot koostuvat seuraavista tietoryhmistä:

  • talousarvio ja -suunnitelma sekä tilinpäätös
  • tilintarkastus
  • maksuperusteet
  • hankerahoitus
  • kirjanpito ja maksuliikenne
  • irtaimen ja käyttöomaisuuden hallinta
  • hankinnat

Lainsäädännön tietovaranto

Käyttötarkoitus: Lakien ja asetusten säätämistä ja soveltamista koskeva lausunnointi sekä edunajaminen.

Tietovarannon tietoaineisto koostuu lausunnoinnista.

Kansainvälisten asioiden tietovaranto

Käyttötarkoitus: Kansainväliseen toimintaan osallistuminen, edunajaminen.

Tietovarannon tietoaineistot koostuvat seuraavista tietoryhmistä:

  • kansainvälinen ohjelmatoiminta
  • lausunnointi

Tiedonhallinnan ja viestintäpalveluiden tietovaranto

Käyttötarkoitus: Tiedonhallinnan ja viestintäpalveluiden ohjaus, tiedon hallinta ja tietopalvelu, viestintä ja tiedottaminen, tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito sekä edunajaminen.

Tietovarannon tietoaineistot koostuvat seuraavista tietoryhmistä:

  • tietosuoja
  • tietoturva
  • asiakirjahallinto ja arkistotoimi
  • tietopalvelu
  • suhdetoiminta
  • tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito

Liikennetietovaranto

Käyttötarkoitus: Liikenteen suunnittelu ja kehittäminen ja edunajaminen.

Tietoaineisto koostuu liikenteen strategisesta suunnitelmasta.

Maankäytön, rakentamisen ja asumisen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Maankäytön, rakentamisen ja asumisen ohjaus, kaavoitus, ja edunajaminen.

Tietoaineisto koostuu seuraavista tietoryhmistä:

  • maakuntakaavoitus
  • lausunnointi

Ympäristöasioiden tietovaranto

Käyttötarkoitus: ympäristöasioiden ohjaus sekä ympäristöasioita koskeva lausunnointi ja edunajaminen.

Tietoaineisto koostuu seuraavista tietoryhmistä:

  • strateginen suunnittelu
  • lausunnointi

Opetus- ja sivistystoimen tietovaranto

Käyttötarkoitus: lausunnointi, koulutustarpeiden ennakoinnin yhteensovittaminen sekä kulttuuriasiat ja edunajaminen.

Tietoaineisto koostuu seuraavista tietoryhmistä:

  • lausunnointi
  • koulutustarpeiden ennakoinnin suunnittelu

Tutkimus- ja kehittämistoiminnan tietovaranto

Käyttötarkoitus: lausunnointi ja edunajaminen.

Tietoaineisto koostuu lausunnoinnista.

Elinkeino- ja työvoimapalvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: lausunnointi, matkailustrategian laatiminen ja edunajaminen.

Tietoaineisto koostuu seuraavista tietoryhmistä:

  • lausunnointi
  • matkailustrategia

Tietojärjestelmät ja niiden käyttötarkoitus

Pohjois-Savon liiton tietoaineistoja käsitellään seuraavissa tietojärjestelmissä: asianhallintajärjestelmä, taloushallinnon järjestelmät, henkilöstöhallinnon järjestelmät, TEM:n ylläpitämä EU-rakennerahastohankkeiden hallinnointijärjestelmä, paikkatietojärjestelmät sekä maakuntakaavojen ylläpitojärjestelmä.

Asianhallintajärjestelmä: käsiteltävien asioiden, niiden toimenpiteiden sekä saapuvan ja liitossa syntyvän asiakirja-aineiston hallinta.

Taloushallinnon järjestelmät: maksatusaineiston arkisto; ostoreskontra ja sähköiset ostolaskut; kirjanpito-ohjelma; ostolaskujen kierrätysohjelma; myyntilaskut; paperilaskujen skannaus sähköiseen muotoon.

Henkilöstöhallinnon järjestelmä: henkilöstöetuuksien hallinta, rekrytointipalvelu, työajan seurantajärjestelmä, henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoito sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen.

EU:n rakennerahastojen hallintajärjestelmä: hankeprosessin hallinnointi hakemisesta maksamiseen ja takaisinperintään.

Paikkatietojärjestelmät ja maakuntakaavojen ylläpitojärjestelmä: paikkatietoaineistojen ylläpito, käsittely, analysointi ja hyödyntäminen; elinympäristön tietopalvelu; hyväksyttyjen maakuntakaava-aineistojen ylläpito.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Hakutekijöinä voivat olla asia, asianumero, ajankohta tai hankkeen tai organisaation nimi.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Tietopyyntö rekisteröidään kirjaamossa, josta se ohjataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai muulle asian vastuuhenkilölle. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa tai mikäli pyyntö koskee laajoja asiakirjakokonaisuuksia, pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa. Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi.

Tietopyyntö lähetetään Pohjois-Savon liiton kirjaamoon joko sähköpostitse: kirjaamo(at)pohjois-savo.fi tai postitse: Pohjois-Savon liitto, PL 247, 70101 Kuopio tai suullisesti virka-aikana: puh. 044 714 2641.

Tietopyyntö voidaan toimittaa myös liiton verkkosivuilla olevalla lomakkeella